Zum Hauptinhalt springen

Reduziere deinen Arbeitsaufwand in der Kreditkartenbuchhaltung um 95%

· 5 Minuten Lesezeit

Bist du es leid, Kreditkartentransaktionen manuell in dein Buchhaltungssystem einzugeben? Wünschst du dir eine Möglichkeit, diesen Prozess zu automatisieren und wertvolle Zeit für strategischere Aufgaben zu sparen? Suche nicht weiter! In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir dir, wie du deinen Arbeitsaufwand in der Kreditkartenbuchhaltung um 95% reduzieren kannst, unter Verwendung von Tools wie Revolut Business, Bexio und den leistungsstarken Automatisierungsfunktionen von Accrio.

Benötigen Sie Hilfe bei der Automatisierung?

Wir können Ihnen helfen, Ihre Buchhaltungs- und Geschäftsprozesse schrittweise zu automatisieren, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Kontakt

Voraussetzungen:​

  1. Revolut Business Account

  2. Smartphone Digital Card Wallet (Optional)

  3. Accrio Account

    • Erstelle ein kostenloses Konto und leg los auf Accrio.com.

  4. Bexio Account

    • Stelle sicher, dass du ein Bexio-Konto hast, um es nahtlos mit Revolut Business zu integrieren.

  5. Ausgleich mit Pauschalsteuersatz (Saldosteuersatz) (Optional)

    • Dies gewährleistet einen vereinfachten Steueraufzeichnungsprozess.

1. Wie wir Revolut Business nutzen​

Wir nutzen Revolut Business für die meisten unserer Geschäftsausgaben, um unsere finanziellen Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Hier ist eine Aufschlüsselung unseres Ansatzes:

Virtuelle Revolut-Karten​

Jeder Mitarbeiter besitzt mehrere digitale Karten, die über Apple Wallet oder Google Wallet leicht zugänglich sind und jeweils einem bestimmten Zweck dienen.

Virtuelle Karte 1 - Mahlzeiten​

  • Wird für Geschäftstreffen und Kundenmahlzeiten verwendet.
  • Accrio kann automatisch alle Ausgaben von dieser Karte dem Konto Mahlzeiten zuweisen.
  • Der Ausgleich mit Pauschalsteuersatz beseitigt die Notwendigkeit, Steuersätze manuell aufzuzeichnen.

Virtuelle Karte 2 - Reisekosten​

  • Dediziert für reisebezogene Ausgaben und in Transport-Apps registriert.
  • Accrio automatisiert die Zuordnung von Transaktionen zum Konto Reisekosten.
  • Keine Notwendigkeit, Regeln für jede einzelne Transaktion oder jedes Transportunternehmen zu erstellen.

Virtuelle Karte 3 - Allgemeine Ausgaben​

  • Unsere Hauptkarte für Abonnements und diverse Ausgaben.
  • In den ersten Monaten mussten wir in Accrio einige Regeln erstellen. Heutzutage werden jedoch etwa 80-90% unserer Transaktionen automatisch den richtigen Konten und Steuercodes zugeordnet, z. B. Importsteuer, da bereits alle Regeln vorhanden sind.

Virtuelle Karte n - Projekt-Karten​

  • Wird für grössere Projekte genutzt, um alle damit verbundenen Ausgaben einfach zu verfolgen und zu verwalten.

Physische Karten​

Obwohl wir physische Karten haben, werden sie selten verwendet, da alle Karten, einschliesslich physischer, über digitale Geldbörsen zugänglich sind, was physische Karten überflüssig macht.

Warum wir Revolut Expenses nicht nutzen​

Trotz des ansprechenden Konzepts war Revolut Expenses nicht perfekt für uns geeignet. Der Prozess erforderte zu viele Klicks, und wir mussten oft Belege von Transaktionen trennen und wieder verknüpfen, da die automatische Verknüpfung nicht gut funktionierte. Wir mussten auch jedem Vorgang manuell Steuersätze zuordnen, was zeitaufwändig und ineffizient war. Das bedeutet nicht, dass Revolut Expenses ein schlechtes Produkt ist; es war nur nicht effizient genug für unsere Bedürfnisse. Sobald Sie viele Mitarbeiter und Transaktionen haben, kann die Ausgabenabwicklung über Revolut jedoch immer noch eine attraktive Option sein, da Sie die Ausgabenbearbeitung an Ihre Mitarbeiter delegieren können.

2. Importiere Revolut Business-Transaktionen in Bexio mit Accrio​

Am Ende jedes Monats optimieren wir unsere finanziellen Abläufe, indem wir Revolut Business-Transaktionen exportieren und nahtlos in Accrio importieren. Dieser vollautomatisierte Prozess dauert weniger als 5 Minuten.

Schritte zum Folgen:​

  1. CSV-Transaktionen von Revolut Business herunterladen

    • Folge dieser Anleitung für detaillierte Anweisungen zum Herunterladen von Transaktionen von Revolut Business.

  2. Melde dich bei Accrio an und erstelle einen neuen Import-Kanal

    • Für die erstmalige Einrichtung
      • Melde dich bei Accrio an und verbinde Accrio mit deinem Bexio-Konto.
      • Richte einen neuen Import-Kanal mit dieser Anleitung für die Erstellung eines neuen Import-Kanals in Accrio ein.
      • Und überprüfe die Details für Revolut Business-Transaktionen in dieser Anleitung
    • Ansonsten einfach auf das Pluszeichen klicken und die Datei in die Dropzone ziehen.

  3. Konfiguriere Transaktionsregeln in Accrio

    • Für die Essenskarten: Erstelle eine Regel, die alle Transaktionen dem Konto Mahlzeiten zuweist.
      • Wir erstellen einfach eine Regel pro Karte in Accrio mit der Bedingung Kartennummer enthält 1234 (letzte vier Ziffern der Kartennummer), die alle Transaktionen von dieser Karte dem Konto Mahlzeiten zuweist.
      • Accrio-Regel für Mahlzeiten
    • Für die Reisekarten: Erstelle eine Regel, die alle Transaktionen dem Konto Reisekosten zuweist.
      • Wir erstellen einfach eine Regel pro Karte in Accrio mit der Bedingung Kartennummer enthält 5678 (letzte vier Ziffern der Kartennummer), die alle Transaktionen von dieser Karte dem Konto Reisekosten zuweist.
    • Für alle anderen Transaktionen: Erstellen wir Regeln wie in dieser Anleitung beschrieben.

Danach können wir einfach die Transaktionen an Bexio senden, und sie werden automatisch den richtigen Konten und Steuercodes zugeordnet.

Durch das Befolgen dieser einfachen Schritte kannst du den Import von Revolut Business-Transaktionen in Bexio mit Accrio automatisieren. Optimiere deine finanziellen Abläufe und spare Zeit für strategischere Aufgaben! Nutze die Automatisierung und vereinfache noch heute deine finanziellen Prozesse!

info

Benötigen Sie weitere Unterstützung?

  • Nutzen Sie unseren kostenlosen Einrichtungsservice.

  • Entdecken Sie massgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen mit unserer Expertise in individueller Buchhaltungsautomatisierung. Wir haben erfolgreich Buchhaltungsprozesse für zahlreiche Kunden optimiert und automatisiert, um deren Effizienz zu steigern. Zögern Sie nicht, sich bei Fragen an uns zu wenden.

tip

Hat Ihnen dieser Blogbeitrag geholfen?

Unterstützen Sie uns durch: